Firma é sinônimo de assinatura. Esse é o primeiro passo diante da necessidade de reconhecer a firma de uma assinatura feita em um documento. O cartão ou ficha de firma não tem prazo de validade, mas as pessoas mudam sua assinatura com o passar do tempo. Assim, caso haja mudança na assinatura ou a necessidade de atualização de dados, incluindo mudança de nome, é preciso que a pessoa compareça novamente ao tabelionato para renovar sua ficha de firma. O Tabelião também pode solicitar a atualização da assinatura. Uma pessoa pode ter a firma aberta em quantos cartórios desejar ou necessitar. 

Como é feito:
O interessado comparece ao cartório, com seu documento de identificação oficial ORIGINAL (não serve cópia autenticada), assina duas vezes o cartão de firma, que fica arquivado no cartório. Seus dados serão, então, inseridos no sistema e ele passa a ter firma aberta naquele Tabelionato.